Первые архивы на Ставрополье были образованы в конце ХVІІІ века. До 1918 года существовала ведомственная система организации архивного дела. В соответствии с Декретом Совета народных комиссаров РСФСР «О реорганизации и централизации архивного дела» приказом Ставропольского губревкома от 7 августа 1920 года был создан государственный орган – Ставропольское губернское управление архивным делом.

Ипатовский районный государственный архив образовался в 1944 году на основании решения исполкома Ипатовского райсовета депутатов  трудящихся. С августа 1944 года начался прием документов, что можно считать началом летоисчиление Ипатовского архива. Архив располагался в помещении, выделенном ему при райсовете депутатов трудящихся, площадью 300 кв.м

Первой заведующей по приказу от 24 апреля 1944г. стала  У.П.Шейко. Ульяне Прокофьевне работу своего учреждения пришлось начинать с чистого листа, ведь архивные документы  предприятий, организаций района довоенного периода были уничтожены путем сожжения перед оккупацией. Согласно справке Ипатовского райгосархива от 25.04.1944 г. в список организаций-источников комплектования архива тогда входило  43 колхоза, 4 совхоза, 5 МТС, к 1946 году он увеличился до 150 организаций. Все  документы архива в период с 1944г. утверждались Ипатовским районным отделом НКВД.

У.П.Шейко сменила О.М.Арсентьева, а с 1 марта 1965 г. - Зоя Михайловна Булатова. Вот что писала районная газета «За коммунистический труд» от 19 мая 1984 года: «В нашем городе живет З.М, Булатова, до замужества Рыжакова. Последнее время она заведовала районным архивом. Сейчас на заслуженном отдыхе. Раньше Зоя Михайловна жила в Томской области. Она ветеран пионерского движения, была первой вожатой Павлика Гнездилова, убитого потом мачехой-кулачкой. Имя отважного пионера занесено в книгу почета Всесоюзной пионерской организации имени В.И.Ленина. Все свои годы эта скромная женщина посвятила комсомольской и государственной архивной работе...»*

С 1 июля 1976 г. заведующей была утверждена Вера Фёдоровна Жаботинская, а с  3 июня 1978 г. - Л.Ф.Клюшина.  Лидия Фёдоровна уделяла большое внимание усовершенствованию и переработке описей, созданию научно-справочного аппарата. В социалистическом соревновании с Апанасенковским районным государственным архивом по показателям наш архив был постоянным лидером.

4 апреля 1990 г. на эту должность назначена Ольга Игоревна Хистная.  На её долю выпала огромная нагрузка-ликвидация партийных и советских органов в 1991-1992 годах. Необходимо было провести экспертизу ценности документов, их научно-техническую обработку, обеспечить  сохранность и прием на хранение. Впоследствии эти документы переданы на хранение в краевые государственные архивы. С декабря 1991 года архив стал именоваться архивным отделом администрации Ипатовского района.

1 апреля 1993 г. в должность заведующей вступила С.Д.Гайворонская. Светлана Дмитриевна проводила большую работу с организациями-источниками комплектования архива. Заведены номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, разработаны положения об экспертных комиссиях,  ежегодная паспортизация ведомственных архивов. Активно велась проверка наличия и состояния документов на бумажной основе. Были приняты на хранение первые фотодокументы. В связи с ликвидаций совхозов и колхозов проведены работы по приему документов.

С 3 августа 2001 г. по 22 марта 2007г. отделом руководила   А.М.Вильгоцкая. Она продолжила работу с ликвидированными предприятиями. Количество документов росло, необходимы были дополнительные помещения и в 2004 году архив переместили по новому адресу, где он находится и в настоящее время. Благодаря усилиям Анны Михайловны значительно укрепилась материально-техническая база. Архивохранилища оснащены охранно-пожарной сигнализацией, деревянные полки заменены на металлические стеллажи, просторный рабочий кабинет, оборудована комната  для работы исследователей.

С 23.03.2007 архивный отдел в настоящее время Ипатовского городского округа Ставропольского края возглавляет Мараховский А.И., призер первого краевого конкурса «Лучший архивист Ставропольского края» 2012 г.

На протяжении всего времени существования архив выполнял одну из основных своих задач оказание услуг гражданам и юридическим лицам в информационном обеспечении. И если в 50-е годы исполнялось 50-80 запросов, то в настоящее время их более 3000 в год.

С 2005 года архивный отдел администрации Ипатовского муниципального района, выполняет отдельные государственные полномочия Ставропольского края по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивного фонда Ставропольского края и осуществляет функции муниципального архива. По состоянию на 01.04.2020 г.  в нём на хранении находится 227 фондов, из них 90 фондов - управленческой документации, а всего -  39331 единица хранения с 1943 по 2014 годы, в том числе 18743 единицы – управленческой документации, 20588 единиц - по личному составу. Основу управленческой документации составляют документы сельских администраций за 1991-1996 годы, колхозов, совхозов за 1970-1992 годы, управления сельского хозяйства за 1943-2004 годы, отделов и управлений аппарата администрации Ипатовского муниципального района за 1992-2014 годы. Архивной информацией в 2018 году воспользовались 4161 человек. В рамках краевой акции «Хранить вечно» проводимой комитетом Ставропольского края по делам архивов впервые приняты документы личного происхождения  Попова М.П. В августе 2015 г. на базе Ипатовского района проведено  расширенное заседание коллегии Комитета Ставропольского края по делам архивов и конкурс «Лучший архивист Ставропольского края».

Специалисты постоянно стремятся к совершенствованию организационных и нормативно-методических основ деятельности архивной службы, внедряют современные информационные технологии во все виды архивных работ. Документы более 1500 дел отсканированы и переведены в электронный вариант.

 Все это выполняется благодаря слаженной и сплоченной работе коллектива. Посетители архива неоднократно отмечали доброжелательность и профессионализм специалистов отдела Швецовой О.Н., Зленко Е.В., Колган Р.В., Скрипалевой В.А.

*Ф.25/р-5862, оп.1, д. 114, л. 116.