Федеральными законами от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» установлены правила ведения и учета в электронном виде сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц. Формы, форматы, а также порядок их заполнения утверждены Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25.12.2019 № 730п, зарегистрированным в Минюсте России 23.01.2020 (далее - Постановление № 730п).

Под трудовой деятельностью понимаются периоды работы по трудовому договору, периоды замещения государственных и муниципальных должностей, должностей государственной гражданской и муниципальной службы, а в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц - иные периоды профессиональной служебной деятельности.

Сведения о трудовой деятельности (ЭТК) - это новая форма ранее существовавшей трудовой книжки, которая не предполагает физического носителя и реализована только в цифровом формате. Сведения о трудовой деятельности предоставляются работодателями в Пенсионный фонд Российской Федерации (далее - ПФР).

ЭТК обладает рядом преимуществ перед существующим форматом:

-высокий уровень безопасности и сохранности данных - ЭТК невозможно потерять;

-удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности, возможность самостоятельного контроля корректности данных, внесенных работодателем;

-минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;

-дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;

-снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;

-использование данных электронной трудовой книжки без запроса дополнительных документов для получения государственных услуг.

В сведения о трудовой деятельности включаются: информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами информация.

Работодатели обязаны осуществить следующие мероприятия:

1) принять или внести изменения в локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии). Например, порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек, должностные инструкции, положение об отделе кадров и т.д.;

2) подготовить и обсудить в установленном порядке с уполномоченными представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;

3) обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;

4) уведомить до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении трудовой книжки или о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Работники должны по 31декабря 2020 года включительно подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки или формировании ее в электронном виде (далее - Заявление).

Лица, не имевшие возможности до 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из Заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных Заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты, не подавшие Заявления.

При выборе работником трудовой книжки:

1) работодатель наряду с формированием сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде и представлением их в ПФР продолжит вносить сведения также в трудовую книжку;

2) сохраняется право на дальнейшее ведение трудовой книжки при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

3) сохраняется право в последующем подать работодателю Заявление.

Работнику, подавшему письменное заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления. В случае, если работник не подал работодателю ни одного из Заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку.

Лицам, впервые поступающим на работу после 31.12.2020, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления трудовой книжки.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. В случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах ПФР.

Сведения о трудовой деятельности можно получить:

-у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);

-в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

-в ПФР на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

-с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее - Федеральный закон № 27-ФЗ) установлен порядок и сроки, в которые работодатель (страхователь) должен передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности своих сотрудников.

В 2020 году - не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия (имелись случаи приема, перевода на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и др. или увольнение), подачи зарегистрированными лицами Заявлений.

При представлении впервые сведений в отношении работника работодатель одновременно представляет информацию о его трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 у данного работодателя (то есть, о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 о приёме или переводе на другую постоянную работу, установлении второй и последующей профессии или иной квалификации, отмены ранее произведенных мероприятий и др. или увольнении).

При отсутствии в течение 2020 года в отношении отдельных сотрудников случаев приема на работу, перевода, увольнения, а также подачи Заявлений, сведения об их трудовой деятельности у данного работодателя предоставляются им не позднее 15.02.2021.

Форма СЗВ-ТД заполняется и представляется работодателями в территориальный орган ПФР на всех работников (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и другие), а также в случае подачи работником Заявления (далее – кадровые мероприятия, заявление о продолжении ведения трудовой книжки, заявление о представлении сведений о трудовой деятельности соответственно).

Форма СЗВ-ТД в форме электронного документа представляется работодателем по форматам согласно приложению 3 к Постановлению № 730п и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Отчетность предоставляется по тем же каналам, что и формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ: через удостоверяющие центры и уполномоченных представителей. Оператор должен быть подключен к ЭДО ПФР. Для обеспечения подключения страхователя через уполномоченное юридическое лицо, страхователю необходимо подать Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР и Уведомление о предоставлении полномочий представителю на бумаге в территориальный орган ПФР.

Кроме того, на сайте ПФР через личный кабинет страхователя будет возможно сформировать и передать отчетность, заверив ее усиленной квалифицированной электронной подписью.